가짜 회의 당장 버려라 - 리더가 꼭 알아야 할 회의문화 혁신법

괜찮다고 말하지만 괜찮지 않은 너와 나, 우리가 안고 사는 우울. 그리고 그 감정이 가져온 마음의 병 우울증. 화제의 채널



가짜 회의를 진짜 회의로 바꾸는 상세한 가이드북의 탄생!

이 책의 저자는 HRD컨설팅 회사인 엑스퍼트컨설팅에서 다년간 기업/공공조직을 대상으로 조직문화, 리더십 등에 대한 컨설팅과 강의활동을 해왔다. 특히 회의는 조직의 축소판이라는 생각을 가지고 회의문화 혁신을 위해 여러 가지 연구와 프로젝트를 수행하였다. 저자의 회의문화 개선 솔루션이 그대로 담긴 이 책은 직장인이라면 누구나 공감할 것이며 특히 기업 내 회의문화를 개선해보고자 하는 리더들은 ‘유레카!’를 외칠 것이다.



[출판사 서평]



회의의 참 의미를 생각하게 하는 책!

국내 유일무이한 회의문화 개선 솔루션



회의를 안 하며 사는 사람이 있을까? 우리는 항상 회의를 한다. 동네 반상회나 팀원 회의처럼 소규모의 회의부터 큰 콘퍼런스까지 우리는 다양한 회의를 하고 있다. 기업이나 공공조직에 근무하는 사람이 아니더라도 간단한 미팅이나 회의는 그만큼 우리의 일상 중 하나이다. 지금 이 순간도 어딘가에서는 회의하고 있을 것이다.

그런데 늘 하는 회의가 즐거운가? 의미 있다고 느끼는가? 그렇지 않다면 바꿔보려는 생각은 해보았는가? 생각은 했는데 무엇을 어떻게 바꿔야 할지 모르겠다면 저자를 따라 시도해보라! 자유로운 생각과 의견이 오가고, 집단의 창의성이 불꽃 튀는 경험을 하게 될 것이다. 또한, 회의가 끝나면 명쾌함을 느낄 것이며, 지속해서 뭔가 해봐야겠다는 동기가 생길 것이다.?

우리는 회의를 통해 계획을 만들고, 문제를 해결하고, 아이디어를 도출하고, 지원과 협력을 얻고, 칭찬과 격려를 받을 수 있다. 따라서 회의를 한다고 하면 좋아서 어쩔 줄 몰라야 한다. 그런데 현실은 ‘우리 회의나 할까?’라고 리더가 말하면 답답한 마음이 먼저 든다. 실제 직장인들의 회의 만족도는 아주 낮다.

왜 만족도가 낮은 가짜회의를 하는 것일까? 이런 의문에 저자는 그럼 진짜회의는 무엇이고, 어떻게 만들어야 하는지의 본원적 질문을 자신에게 하며 오랫동안 답을 찾아왔다고 한다. 회의를 바꾼다는 것은 업무성과 개선뿐 아니라 리더십의 향상, 조직문화의 혁신을 가져온다. 회의문화 구축과 관련한 제대로 된 자료가 없는 상황에서 프로젝트 경험을 기반으로 쓰인 이 책은 회의의 참 의미에 대해 많은 생각을 할 수 있게 도와주는 좋은 지침서이다.



항상 하는 회의를 의심하라!



저자는 너무 익숙해서 당연하다고 생각하는 일상적인 회의들이 조직의 생산성을 떨어뜨리는 근원이라고 주장하고 있다. 그래서 비생산적인 회의를 가짜회의라고 칭한다. 가짜회의는 사실 조금 순화된 표현이다. ‘쓰레기 회의’다. 저자는 그렇게 할 거라면 차라리 하지 말라고 한다.

저자는 먼저 진짜회의의 특징을 단순하게 정의한다. 저자가 정의하는 진짜회의는 ‘혼자 하지 않고 모이는 것이고, 모이지만 않고 의견을 나누는 것이며, 의견만 나누지 않고 결론을 내고, 결론만으로 끝나는 것이 아니라 실행으로 옮기는 것’이라 정리했다. 이를 요약하면 진짜회의는 모이고(會), 의견을 나누고(議), 결론을 내고(決), 실행(行)하는 것이다. 결국, 진짜회의는 회의결행(會議決行)이다.

출판사만 해도 제목, 표지 선정과 편집회의, 마케팅 회의 등 꽤 모여서 이야기를 나누지만, 생산적인 결과물을 내는 회의는 많지 않다. 그럼 이런 불만족한 결과는 단지 모이기만 해서일 수도 있고, 의견을 나누지 않기 때문일 수도 있고, 말들은 많은데 정작 결론을 못 내기 때문일 수도 있으며, 회의에서 내놓은 결론을 아무도 따라 하지 않기 때문일 수도 있다. 그러므로 우리는 무엇이 문제인지 회의에 대해 의심해야 한다.



가짜회의는 쓰레기통에 집어 던져라



2016년에 개봉된 ‘오피스’라는 영화에 회의하는 장면이 나온다. 영업팀장이 주관하는 팀 주간 회의인데 실적을 빔프로젝트에 비추고서 “너네는 이러고도 밥은 먹고 똥은 싸냐?”라면서 질책하는 장면이 있다. 험악한 분위기 속에서 김 대리는 이거 챙기고, 박 과장은 그것 처리해라는 식으로 회의가 진행된다. 다소 과장된 감이 없지 않겠지만, 일반 직장인의 일상적 모습이다.

전략에 대한 논의가 없는 전략회의, 아이디어가 공유되지 않는 아이디어 회의, 의견은 없고 보고와 지침만 있는 주간회의, 월간회의 등을 저자는 모두 가짜회의라고 말하고 있다. 그러면서 저자는 회의결행(會議決行)을 중심으로 가짜회의의 유형 7가지를 제시하고 있다. 7가지 유형을 보면 씁쓸해진다. 많은 사람이 자신이 주관하거나, 진행하거나, 참여하고 있는 회의이기 때문이다. 이 책은 이런 회의를 당장 쓰레기통에 집어 던지라고 말한다. 그러면서 가짜회의를 진짜회의로 바꾸는 절차와 방법을 상세하게 기술해 놓았다.



회의문화 혁신 프로젝트 경험을 가감 없이 담았다



저자는 이 책에서 자신이 회사 생활을 시작하면서 가졌던 회의에 대한 생각부터 HRD컨설팅 회사에서 다양한 조직문화 컨설팅 프로젝트를 하면서 경험한 사례들을 종합적으로 정리하였다.

프로세스를 바꾸거나 인프라를 갖추는 것만으로 회의를 바꾸는 것은 어려우며, 진짜회의를 만들기 위해서 네 가지 관점에서 변화가 필요함을 자세하게 설명하고 있다. Infrastructure, Process, People, Culture 측면의 일목요연한 정리는 각 조직에서 겪고 있는 문제점을 해결하는 데 필요한 사항을 중심으로 개선 포인트를 찾아 읽을 수 있게 구성하고 있다.

특히 문화와 사람 측면에서 더 많은 변화의 포인트들을 서술하고 있다. 리더가 변해야 할 것, 참석자가 변해야 할 것들을 잘 설명해주고 있다. 이 책은 때로는 부드럽고 회유적으로 또 때로는 강하고 거친 어조로 진짜회의의 특징을 강조한다. 가짜회의만 하는 리더는 리더의 자격이 없다고 일갈하다가도, 리더가 진짜회의를 만드는 가장 중요한 사람이기에 제발 잘해달라고 부탁하고 있다.

이 책은 때로는 컨설팅 프로젝트를 수행하면서 사용한 다양한 도구들을 가감 없이 공개하고 있다. 프로젝트를 진행했던 절차, 진행과정에서의 어려움과 극복 과정을 기술하였기 때문에 유사한 활동을 하고자 하는 조직이나 리더들에게 매우 유용한 정보일 것이다. 특히 부록에 실려있는 설문지, 진단도구, 결과 예시 등은 회의문화 혁신을 수행하고자 하는 조직의 구성원 모두가 주의 깊게 읽어보고 본인이 속한 조직을 대상으로 실행해보면 좋을 듯싶다.



새로운 것 하기 전에 버리는 것부터 시작하라



피터드러커는 ‘혁신은 폐기가 선행되어야 한다’고 말했다. 무언가 새로운 것을 하기 위해서는 먼저 구태의연한 것들을 제거해야 한다. 그래서 저자는 가장 먼저 해야 할 일로 회의가 아닌데 무늬만 회의 같은 회의들을 제거하라고 말하고 있다. 실제로 전략회의에서 전략에 대한 논의가 없는 경우도 많다. 회의장 앞에 써 붙인 ‘전략회의 중’은 ‘전략 보고 및 질책회’일 가능성이 크며, ‘실적회의’가 아니라 ‘실적 확인 및 책임 전가를 위한 모임’인 경우가 다반사다.

모이기는 하되 아무런 의견도 나누지 않는 회의라면 굳이 할 필요도 없고 그런 회의에는 함부로 의(議)를 붙여서는 안 된다. 저자는 진짜회의가 되기 위해서는 먼저 회의 양을 줄이고, 다음으로 권위를 줄이라고 말하고 있다. 그 후에는 프로세스를 줄여야 한다고 말한다. 그래서 저자가 고안한 회의 프로세스의 절차가 DIET Process이다. 다음으로 리더는 말을 줄여야 한다고 주장한다. 이렇게 단순화를 시도한 이후에 새로운 시도를 할 것을 권한다.



용기를 내지 않고도 발언할 수 있는 회의가 필요하다



매년 우리는 더 어렵고 더 변화무쌍한 환경에 놓인다. 역동적일수록 어렵고 힘들지만 그럴수록 우리는 머리를 맞대야 한다. 진짜회의가 이것을 가능하게 하는 원동력이다. 회의는 새로운 고객 가치를 창조하는 아이디어 탄생의 산실이고, 신속 정확한 업무를 가능하게 하는 의사결정의 집합체이며, 공통의 목표를 조직원 모두가 공유하는 의사소통의 현장이다. 회의 없이 조직은 운영되지 않으며, 회의를 통하여 새로운 부가가치를 만들어 낸다. 회의는 조직의 핵심적인 혁신 역량이다.

조직의 핵심인 회의를 가짜가 되지 않게 해야 한다. 가짜회의가 아닌 진짜회의를 만들기 위해서는 먼저 용기를 내지 않고도 자신의 의견을 낼 수 있는 문화를 만들어야 한다. 가짜회의를 버리는 일은 쉬운 일이 아니다. 익숙한 것한테서 멀어지려는 용기, 익숙한 것으로 다시 돌아가지 않고 버티는 용기, 익숙함을 거부하는 사람들을 포기하지 않는 용기가 필요하다.

회의 석상에서 자기 생각을 거리낌 없이 말하는 것, 쉬운 일이 아니다. 그러나 회의를 통해 무언가 창조적인 아이디어를 발굴하고 싶다면 누구나 어떤 말이 되었든 자유롭게 이야기할 수 있는 회의문화가 필요하다. 여기서 리더에게 요구되는 덕목은 입을 닫고, 귀를 여는 것이고, 주제를 크게 벗어나는 말을 카테고리 안으로 유도하는 것이며, 자유로운 분위기를 돋우는 일뿐이다.

이 책은 세부적으로 진짜회의를 어떻게 실천해 가야 할지 안내하고 있으며 회의문화 혁신의 용기를 불어넣는 좋은 촉매제이다.